CINE POATE TINE CONTABILITATEA UNUI AGENT ECONOMIC

Toti antreprenorii aflati la inceput de drum isi fac nenumarate planuri in ceea ce priveste lansarea si dezvoltarea afacerii lor. Una dintre primele chestiuni de lamurit, cu impact major din punct de vedere legal, economic si fiscal in activitatea ulterioara, este urmatoarea: imi tin singur contabilitatea pana ma mai dezvolt un pic? Angajez pe cineva? Sau contractez o firma specializata pentru asa ceva?

Incercam in cele ce urmeaza sa facem un pic de lumina in privinta optiunilor posibile:

I. Contabilitatea unei societati comerciale
Cine poate organiza si conduce evidenta contabila a unei societati?
Sunt doua modalitati de organizare si conducere a contabilitatii, ne spune Legea Contabilitatii ( L 82/1991, republicata ), si anume:
1. Conform art. 10, alin. (2) contabilitatea se organizează şi se conduce, de regulă, în compartimente distincte conduse de către directorul economic, contabilul – şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare. Prin persoană împuternicită să îndeplinească funcţia de director economic sau contabil – şef se înţelege o persoană angajată potrivit legii, care are studii economice superioare şi care are atribuţii privind conducerea contabilităţii entităţii.
2. Conform art. 10, alin. (3) contabilitatea poate fi organizată şi condusă si pe bază de contracte de prestări servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România.

Cine raspunde pentru organizarea si conducerea contabilitatii unei societati comerciale?
In aceeasi Lege a Contabilitatii se stabileste si cine poarta raspunderea pentru activitatea contabila:
1. Conform art. 10, alin. (1) răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective.
2. Conform art. 10, alin. (4) răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine.
În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestora, potrivit legii şi prevederilor contractuale.

In concluzie, contabilitatea unei societati comerciale poate fi organizata si condusa numai de economisti angajati cu contract de munca, sau pe baza de contracte de prestari servicii de contabilitate incheiate cu persoane fizice sau juridice membre CECCAR.

Atentie, OMFP 1382/2017 a adus o modificare importanta a unei declaratii fiscale ( F010 ) pe care orice societate comerciala o intocmeste si depune la organul fiscal. Astfel, incepand cu 10.05.2017 declaratia mentionata va contine date despre persoana care tine contabilitatea conform legii.
A fost necesara aceasta modificare in vederea eliminarii din piata a persoanelor care tin contabilitatea in mod ilegal, cu stiinta sau fara stiinta administratorilor societatilor comerciale.

II. Contabilitatea unei persoane fizice
In cazul persoanelor fizice care desfasoara activitati producatoare de venit conducerea si organizarea contabilitatii poate fi realizata de catre aceste persoane, situatie in care raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora.

Daca contabilitatea este condusa de economisti angajati cu contract de munca, sau pe baza de contracte de prestari servicii incheiate cu persoane fizice sau juridice membre CECCAR, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestor persoane.

In concluzie, legea permite in acest caz ca persoana fizica sa-ti tina singura contabilitatea, dar daca aceasta doreste sa nu isi asume responsabilitatea a ceva pentru care nu este specializata, solutia este sa angajeze un economist sau sa incheie un contract de prestari servicii contabile cu persoane fizice sau juridice membre CECCAR.

In incheiere, in urma celor prezentate mai sus antreprenorii ar trebui sa-si puna doua intrebari:
doresc sa respecte legea?
doresc sa transfere responsabilitatea conducerii contabilitatii de la ei catre o persoana care, conform legii, poate prelua aceasta responsabilitate?
In opinia noastra raspunsul corect nu poate fi decat unul singur, DA.

In acest context, sfatul nostru catre antreprenori este sa verifice:
angajatul care va conduce sau va organiza contabilitatea detine o diploma de economist?
persoana fizica sau juridica cu care va incheia contract de prestari servicii contabile este membra CECCAR? Are autorizatie valabila pe anul in curs?
si sa aleaga in vederea tinerii contabilitatii numai persoane din cele doua categorii.

Aceasta alegere va duce la respectarea legii si transmiterea responsabilitatii de la administrator la persoana fizica sau juridica care, conform legii, va organiza, conduce si va raspunde de modul in care tine contabilitatea agentului economic.